G Suite là gì? Cách Google Suite chinh phục người dùng

G Suite là gì?

G Suite là bộ công cụ của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với rất nhiều ứng dụng hữu ích như Gmail, Drive, Docs, Sheet,… Có một thực tế khá thú vị là dù đang sử dụng các ứng dụng thuộc G Suite hàng ngày nhưng nhiều người vẫn không rõ bộ công cụ này là gì.

G Suite mang lại cho các doanh nghiệp một phương thức làm việc và cộng tác hoàn toàn mới. Từ đó, G Suite giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc trong quá trình vận hành của tổ chức.

G Suite được người dùng đánh giá cao bởi sự thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cụ thể, G Suite cho phép các thành viên trong công ty đều có thể sử dụng và cùng làm việc với nhau dù ở bất kỳ nơi đâu hay qua bất kỳ thiết bị nào, miễn là có kết nối internet.

Nhiều người lầm tưởng G Suite chỉ là đơn giản là ứng dụng Gmail của Google. Tuy nhiên, ngoài Gmail thì bộ công cụ này còn mang lại nhiều tính năng hữu ích dành cho các tổ chức, doanh nghiệp. Chẳng hạn như bạn có thể đặt lịch làm việc, tham gia cuộc họp qua video trực tuyến, chia sẻ dữ liệu và cùng chỉnh sửa trực tuyến thông qua những ứng dụng Calendar, Docs, Sheets, Forms, Sites, Slides, Hangouts, Vault, Gmail và Drive.

Đặc biệt khi đăng ký G Suite, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một địa chỉ email gắn liền với tên miền của mình (hay còn được gọi là tài khoản G Suite). Từ đó, bạn có thể thông qua tài khoản để thêm mới, sửa đổi hoặc xóa đi người dùng trong hệ thống của mình.

Tầm quan trọng của G Suite

Không phải ngẫu nhiên mà G Suite trở nên phổ biến và thịnh hành như hiện tại. Bộ công cụ này ngày càng có vai trò quan trọng đối với cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức bởi nó mang lại nhiều lợi ích nổi trội như:

• Tiết kiệm chi phí: G Suite giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí kha khá bao gồm chi phí lắp đặt phần cứng phần mềm, thuê đội ngũ nhân viên IT và bảo trì hệ thống. 
• Tích hợp linh hoạt: G Suite còn được tích hợp nhiều ứng dụng thông qua nền tảng điện toán đám mây. Như vậy, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ sinh thái đa dạng của G Suite một cách tối ưu mà không cần phải băn khoăn đến chi phí bản quyền.
• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín từ trong nội bộ: G Suite sẽ tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển cộng đồng làm việc và mang lại giá trị chung cho toàn thể nhân viên của mình. Đồng thời, một email với tên miền riêng của doanh nghiệp cũng góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho công ty.
• Sử dụng tiện lợi: G Suite cho phép người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi. Đi kèm với đó là bộ nhớ lưu trữ lên đến 30G hoặc không giới hạn khi được nâng cấp lên sẽ giúp cho doanh nghiệp dẹp tan nỗi lo về dung lượng bị đầy. 

Bên cạnh các điểm nổi bật đặc trưng trên, với mỗi đối tượng sử dụng, G Suite sẽ đóng một vai trò riêng. Cụ thể là:

Đối với người dùng

• Cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi nền tảng.
• Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng lớn – 30GB hoặc không giới hạn (tùy gói đăng ký).
• Cho phép chia sẻ và cùng chỉnh sửa dữ liệu trực tuyến với bộ Office tiện dụng.
• Ứng dụng gửi email thông minh với bộ lọc chống spam hiệu quả.
• Sử dụng chat và video call (Hangouts) để liên lạc với đối tác/khách hàng một cách dễ dàng.
• Bảo vệ dữ liệu tốt hơn nhờ nền tảng điện toán đám mây.

Đối với chủ doanh nghiệp

• Giảm chi phí lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp.
• Tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
• Đem lại phương thức làm việc và phương thức giao tiếp mới với sự liên kết giữa các nhân viên.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các hoạt động và thay đổi trong thời gian nhanh chóng.
• Thay thế phương thức điều hành bằng việc tập trung vào các sáng kiến, chiến lược.
• Giảm bớt gánh nặng về hoạt động điều hành, giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào phát triển kinh doanh.
• Xây dựng môi trường làm việc khoa học qua công nghệ hiện đại cho đội ngũ nhân viên thu hút nhân lực trẻ.

Đối với các kỹ sư công nghệ

• Chi phí cố định rất thấp (chỉ từ 2.5 USD/user).
• Bởi không cần sử dụng phần cứng nên bạn sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí cho việc cài đặt phần mềm, lắp đặt, bảo trì,…
• Không mất nhiều thời gian để đào tạo cho nhân sự về cách sử dụng.
• Chỉ tri trả chi phí cố định, không mất phí bản quyền cũng như trung tâm dữ liệu.
• Cho phép tích hợp làm việc một lúc trên nhiều ứng dụng.
• Dễ dàng tích hợp các ứng dụng liên quan nhờ nền tảng mở dựa trên công nghệ điện toán đám mây.
• Không cần trả phí bản quyền.

Bất kì một bộ công cụ nào cũng đều có những điểm nổi bật và một vài nhược điểm cần khắc phục.

Ưu nhược điểm của G Suite

Dưới đây là các ưu – nhược điểm của G Suite mà bạn có thể tham khảo để có cái nhìn tổng quan nhất về bộ công cụ này.

Ưu điểm của G Suite

• Có giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Được tích hợp bởi nhiều ứng dụng và công cụ trực tuyến.
• Cho phép trao đổi thông qua chat, video call.
• Cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến.
• Hỗ trợ người dùng tạo lịch làm việc, tăng cao năng suất và hiệu suất làm việc.
• Người dùng có thể cùng chỉnh sửa, biên tập trực tuyến.
• Cho phép truy cập ở bất cứ đâu và bất kỳ thiết bị nào nhờ vào cơ chế lưu trữ dữ liệu trên cloud.

Nhược điểm

• Server máy chủ không được đặt tại Việt Nam nên dữ liệu có thể bị mất đi nếu vấn đề kỹ thuật xuất hiện.
• Trong trường hợp một doanh nghiệp có nhiều thành viên, cần phải tạo nhiều tài khoản. Và lúc này, chi phí dịch vụ có thể tăng lên. Vì vậy, G Suite đối với các doanh nghiệp lớn có thể sẽ trở nên đắt đỏ hơn.

Các tính năng cơ bản có trong G Suite

Các tính năng cơ bản có trong G Suite

Dưới đây là những tính năng cơ bản có trong G Suite mà doanh nghiệp có thể tận dụng nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tổ chức của mình.

Google Docs, Forms, Sheet, Slides

Những dữ liệu được tạo ra và có trên Docs, Forms, Sheet hay Slides đều sẽ được lưu trữ trực tuyến và tự động trên Google Drive. Từ đó, bạn có thể dễ dàng tạo nên các bảng tính, mẫu slide thuyết trình hay văn bản trực tuyến mà không lo lắng về vấn đề mất dữ liệu khi quên sao lưu hoặc gặp sự cố bất ngờ nào đó.

Ngoài ra, các thành viên được chia sẻ dữ liệu đều được phép biên tập và bình luận trong nội dung đó. Hiện nay, nhóm công cụ này còn được nâng cấp với lịch sử thay đổi được lưu trữ không giới hạn và cho phép người dùng truy cập cả khi không có internet.

Google Drive

Google Drive được Google phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây với dung lượng không giới hạn. Đây là tính năng hữu ích và đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp gác lại nỗi lo về rủi ro đánh mất dữ liệu.

Đặc biệt với Google Drive, bạn còn có thể chia sẻ các file với dung lượng lớn. Song song với đó, tính năng đồng bộ hóa sẽ tạo điều kiện cho người dùng truy cập ở bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào. Nhìn chung, Drive khá tương đồng với OneDrive của Outlook.

Gmail

Gmail của G Suite có dung lượng lên đến 15GB. Đây là mức dung lượng khá ổn để bạn có thể lưu trữ được nhiều thư hơn. Đồng thời, người dùng cũng có thể dễ dàng sắp xếp, phân loại thư để thuận tiện trong việc tìm kiếm.

Hơn cả thế là tính năng tìm kiếm Google cùng với tin nhắn nhanh. Theo đó, Gmail hỗ trợ người dùng trả lời tin nhắn email trong thời gian thực. Ngoài tính năng ở phiên bản Gmail miễn phí trên, các doanh nghiệp còn có thể thay đổi và định dạng cho phù hợp như đổi email theo tên miền của công ty, lọc spam, chữ ký điện tử, tính năng quét virus, đính kèm với dung lượng 5TB…

Gmail cũng cho phép người dùng sử dụng khi ngoại tuyến và không có kết nối Internet (tính năng Gmail Offline). Lúc này bạn sẽ truy cập Gmail Lab để bật chế độ ngoại tuyến.

Google Site

Google Site cho phép người dùng tạo trang web của mình mà không cần am hiểu kỹ năng lập trình cũng như tốn kém chi phí. Bạn có thể thêm nội dung, kéo thả hình ảnh, video cùng một số thành phần khác để tạo nên trang web hoàn chỉnh. Theo đó, trang web sẽ tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với cả điện thoại và máy tính.

Tham khảo thêm bài viết: Google Search Console là gì? Hướng dẫn chi tiết Cài đặt & sử dụng từ A->Z

Google Site tỏ ra hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng công cụ này để lưu trữ thông tin nội bộ. Qua đó, nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt và chia sẻ thông tin trong công ty. Đồng thời, người dùng có thể hiển thị thêm các tiện ích khác như Document, Spreadsheets, presentations,… Tất cả người dùng sẽ được tự do sáng tạo, chỉnh sửa mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý.

Google Calendar

Google Calendar giúp mỗi thành viên từ cấp quản lý đến nhân viên đều có thể tạo nên một lịch trình và nhắc nhở cuộc hẹn để tối ưu hóa thời gian, đồng thời có những sắp xếp hợp lý nhất.

Ngoài ra, ứng dụng này còn giúp người dùng dễ dàng kiểm tra lịch trống, tạo lịch họp, check phòng họp, thời gian họp cũng như chia sẻ các tài nguyên… Cùng với đó, tính năng đồng bộ cũng cho phép các nhân viên trong tổ chức có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị để xem được lịch của mình.

Google Hangouts

Google Hangouts – sau này đổi tên là là Google Meet được xem như một công cụ hữu ích để các nhân viên trong cùng doanh nghiệp có thể trao đổi và làm việc với nhau. Nổi bật trong đó có thể kể đến tính năng chat, nhắn tin, tin nhắn thoại và video call.

Đặc biệt, Google Hangouts cho phép cùng lúc 15 người tham gia trong một cuộc thảo luận. Như vậy, thông tin sẽ được chia sẻ một cách nhanh chóng và mọi thành viên đều có thể nắm bắt được thông tin quan trọng trong công việc. Tương tự các ứng dụng trên, Google Hangouts có thể sử dụng trên mọi nền tảng và tại mọi thời điểm.

Google Keep

Google Keep được ví như một cuốn sổ ghi chú với dung lượng khổng lồ. Tính năng này chính thức ra mắt từ 20/03/2013 và cho phép người dùng sử dụng để ghi chú bằng văn bản, danh sách, thậm chí là hình ảnh và âm thanh. Người dùng có thể sử dụng Google Keep phiên bản web hay trên ứng dụng di động ở cả hệ điều hành Android và iOS.

Google Vault

Google Vault là một ứng dụng cực kỳ hữu ích đối với phiên bản Enterprise và Business. Ứng dụng này cho phép người dùng tìm kiếm và trích xuất dữ liệu. Từ đó, họ có thể tạo nên Electronic Discovery – tức khám phá thông tin ở định dạng điện từ.

Sở hữu nhiều tính năng như vậy nhưng chi phí sử dụng G Suite được đánh giá là khá rẻ. Bạn có thể tham khảo ngay bảng giá các gói dịch vụ của G Suite dưới đây để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Hướng dẫn đăng ký G Suite

Kể từ tháng 07/2022, Google đã có thông báo chính thức về việc phiên bản G Suite sẽ không còn khả dụng. Các doanh nghiệp đang sử dụng G Suite có thể nâng cấp lên bản trả phí Google Workspace trước khi G Suite hoàn toàn bị khai tử để tiếp tục sử dụng các tính năng kế thừa từ bộ công cụ này.

G Suite nay đã được thay thế bằng Google Workspace với nhiều ứng dụng hơn

Như vậy, để đăng ký G Suite (nay là Google WorkSpace) bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Để đăng ký, bạn truy cập vào trang chủ Google Workspace theo đường link: https://workspace.google.com/
• Bước 2: Tiến hành nhập thông tin của doanh nghiệp, bao gồm Tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên, quốc gia và chọn “Tiếp theo”.
• Bước 3: Nhập thông tin người đăng ký với: Họ, Tên và địa chỉ Email.
• Bước 4: Tích ô “Có, tôi có miền có thể sử dụng” nếu bạn đã có tên miền sẵn. Trường hợp chưa có, bạn cần phải mua tên miền và đăng ký sử dụng tên miền. Bạn có thể tham khảo thêm các tên miền Việt Nam và quốc tế mà Vietnix hiện đang cung cấp.
• Bước 5: Nhập tên miền một cách chính xác. Tiếp đó, bạn cần tạo tên người dùng (đây sẽ là địa chỉ email đầu tiên, email quản trị gốc của bạn) và mật khẩu (mật khẩu email theo tên miền đó).
• Bước 6: Thiết lập tài khoản. Lúc này, bạn trỏ MX từ domain về Google Workspace. Sau đó click vào “Tiếp theo” để đến với bước 7.
• Bước 7: Thêm người dùng (tức là các thành viên trong công ty). Với phiên bản dùng thử, bạn có thể tạo tối đa 10 người dùng trong thời gian 14 ngày.
• Bước 8: Chọn “Tiếp theo” rồi tải tệp html được cung cấp bởi Google về máy của mình. Sau đó, bạn tải lên thư mục gốc của Website. 
• Bước 9: Tại bước này, bạn tiến hành thêm bảng ghi vào Domain.
• Bước 10: Bây giờ, bạn chỉ cần xác minh tên miền và đến với các bước thiết lập email. Việc xác minh chỉ diễn ra trong vòng vài phút và sau đó, hãy nhấn “Tiếp theo” để hoàn tất bước xác minh cũng như hoàn thành việc thiết lập. Và đây cũng chính là bước cuối trong quá trình đăng ký G Suite của bạn.

​

So sánh G Suite với Gmail miễn phí

Nhiều người vẫn lầm tưởng G Suite với Gmail. Thực tế đây là 2 bộ công cụ hoàn toàn khác biệt với những tiêu chí sau:

So sánh G Suite với Microsoft 365

G Suite và Microsoft 365 đều là những giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Điểm khác biệt chính của 2 giải pháp này có thể kể đến như:

So sánh G Suite với WorkSpace

Như đã nhắc tới ở phần trên, G Suite đã chính thức không còn khả dụng sau từ tháng 7 năm 2022. Vì thế, doanh nghiệp cần phải nâng cấp G Suite lên Google Workspace (phiên bản thay thế của G Suite) để tiếp tục sử dụng dịch vụ của bộ công cụ này.

Google Workspace sẽ tiếp tục kế thừa những ưu điểm vượt trội của G Suite. Đi kèm với đó, phiên bản này còn được nâng cấp với nhiều cải tiến mới.

Cụ thể là:

Về giá cả và tính năng

Nếu như G Suite chỉ có 3 gói là Basic (5$/ user/ tháng), Business (10$/ user/ tháng) và Enterprise (25$/ user/ tháng), thì Google WorkSpace sẽ có loại bỏ đi gói Basic và thay bằng 3 gói Business cùng với 1 gói Enterprise. Cụ thể, giá cả sẽ tăng so với giá cũ, đi kèm với đó là hàng loạt tính năng được thêm vào. Cụ thể là:

Về quản lý thiết bị

Bản Basic của G Suite không có các tính năng như Google Workspace như: 

• Tính năng quản lý thiết bị Android.
• Phân phối ứng dụng dành cho thiết bị di động.
• Quản lý điểm cuối nâng cao.

Dung lượng lưu trữ

Bộ nhớ không giới hạn đã bị xóa bỏ khỏi gói Business khi sử dụng với hơn 5 người dùng. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ được sở hữu đặc quyền lưu trữ không giới hạn với gói Enterprise. Ngoài ra, khi muốn chuyển sang gói Google Workspace, doanh nghiệp còn phải tốn một khoản phí nhất định. 

Bảo mật & Quản trị 

G Suite trước đây sẽ không bao gồm tùy chỉnh nâng cao như: chặn email spam – quảng cáo, lọc email, đặt các quy tắc kiểm soát nội bộ… Ngoài ra, tính năng Report and Audit hỗ trợ thống kê lịch sử hoạt động, cho phép quản trị viên tùy chỉnh, truy xuất dữ liệu lịch sử, sao lưu – khôi phục dữ liệu, báo cáo, phân tích hoạt động người dùng với toàn hệ thống… cũng chỉ mới được ra mắt ở Google Workspace. 

Lời kết 

Trên đây là các thông tin chi tiết về G Suite và cách để đăng ký sử dụng. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hoặc là một phần tử trong đó, hãy cập nhật tất cả những ứng dụng cần thiết của G Suite để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Có thể thấy G Suite trước đây hay Google Workspace hiện tại đều là bộ công cụ tích hợp rất hữu ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn sử dụng dịch vụ email theo tên miền cho cá nhân, tổ chức với mức chi phí tiết kiệm hơn thì sao? Lúc này Email server của BẮC VIỆT sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho bạn.

Tham khảo thêm Bảng giá & Dịch vụ: Email Server cho doanh nghiệp

Email Hosting là dịch vụ email hoạt động trên một hosting riêng biệt. Nhờ đó bạn có thể tùy ý thiết lập địa chỉ mail theo tên miền tổ chức rất dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó, dịch vụ này cũng mang đến nhiều lợi ích nổi trội như:

• Tăng tỉ lệ gửi thư vào inbox tới 99% nhờ hệ thống IP uy tín.
• Bảo mật cao, lọc thư rác, chống spam hiệu quả.
• Quản trị dễ dàng với toàn quyền chỉnh sửa, thêm, xóa,… hệ thống tài khoản mail.
• Hỗ trợ tích hợp vào ứng dụng, hệ thống, phần mềm khác để thao tác gửi – nhận nhanh chóng hơn.

Nếu bạn chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào thì có thể liên hệ với BẮC VIỆT để được tư vấn chi tiết nhất.